ஒவ்வொரு வியாபாரத்திற்கும்(அளவில் பெரியதோ அல்லது சிறியதோ) சீராக இயங்குகின்ற அலுவலகம் ஒன்று தேவை. ஆனால் வளரும் நாடுகளில் ஆரம்பிக்கப்பட்ட புதிய அல்லது சிறு வியாபாரங்களுக்கு (SMEs), காரியாலயம் ஒன்றை எவ்வாறு தொடங்குவது என்பதனை அறிந்து கொள்வது சிரமமாக அமையலாம். இது தொடர்பில் நீங்கள் அச்சம் அடையத் தேவையில்லை. உங்கள் வியாபாரத்தை சிறந்த முறையில் மாற்றக்கூடிய சில அடிப்படை அலுவலக நடைமுறைகளைப் பற்றிப் பார்ப்போம்.
1. தொடர்பாடல் மிக முக்கியமானது (Communication is Key):
தொலைபேசி இணைப்பு: வியாபாரத்திற்குரிய பிரத்தியேகமான தொலைபேசி இணைப்பானது (Business Telephone Line) தொழில்முறைரீதியாக குறிப்பிட்ட வியாபாரத்திற்கு விம்பமொன்றை உருவாக்குகின்றது. பிரத்தியேக தொலைபேசி இணைப்பொன்று சாத்தியமில்லை எனின், வியாபாரத்திற்கான கையடக்க தொலைபேசி (Mobile) இணைப்பொன்றைப் பயன்படுத்துவது தொடர்பில் யோசனை செய்யுங்கள். தொலைபேசி அழைப்புகளுக்கு உடனடியாக பதிலளித்து, வாடிக்கையாளர்களின் கோரிக்கைகளை பொறுப்புடன் நிறைவேற்ற தயாராகுங்கள்
மின்னஞ்சல்: உங்கள் வியாபாரத்திற்கு தொழில்முறைரீதியிலான மின்னஞ்சல் முகவரிகளை உருவாக்கவும். அத்துடன் வருகின்ற மின்னஞ்சல்களுக்கு குறித்த நேர இடைவெளிக்குள் பதில் வழங்க முயற்சிக்கவும்.
2. ஒழுங்கமைந்து செயற்படுங்கள்:
கோப்புக்களை ஒழுங்கமைத்தல்: கோப்புக்களை சேமிப்பதற்கான ஒரு அமைப்பை உருவாக்குங்கள் – இந்த அமைப்பு பௌதீக மற்றும் இலத்திரினியல் (Physical and Electronic) வழியாக அமைய முடியும். ஒரே வகையான கோப்புக்களை ஒன்றாக தொகுத்து அவற்றை தெளிவாகப் பெயரிடுங்கள். இது நேரத்தை சேமிப்பதோடு, குறிப்பிட்ட கோப்பொன்றை தேடும்போது ஏற்படும் விரக்தியினையும் குறைக்கின்றது.
பாண்ட முகாமைத்துவம் (Inventory): நீங்கள் உற்பத்திகளை முகாமைத்துவம் செய்யும் போது, அவற்றின் இருப்பு நிலைகள் குறித்தும் கண்காணிக்கவும். இது அத்தியாவசிய பொருட்கள் தீர்ந்து போவதனைத் தவிர்க்கின்றது.
3. வாடிக்கையாளர் பராமரிப்பு சேவை (Customer Care) :
வாழ்த்துக்களை ஊக்குவித்தல்: வாடிக்கையாளர்களை நேரிலும் தொலைபேசியிலும் அன்பாகவும் தொழில்முறையாகவும் வரவேற்க ஊழியர்களுக்கு பயிற்சி அளிக்கவும்.
முறைப்பாடுகள் முகாமை: வாடிக்கையாளர் முறைப்பாடுகளை கையாள்வதற்கு தெளிவான நடைமுறை இருப்பதனை உறுதி செய்யவும். முறைப்பாடுகளைக் கவனமாக கேட்டு, அசௌகரியங்களுக்கு மன்னிப்பு கோருங்கள். முறையான தீர்வுகளை வழங்கவும்.
4. ஆவணப்படுத்தல் மிக முக்கியமானது:
விலைப்பட்டியல்கள் & பற்றுச்சீட்டுக்கள்: உங்கள் சேவைகள் அல்லது உற்பத்திகளுக்கு தெளிவான மற்றும் நிலையான விலைப்பட்டியல்களை உருவாக்கவும். உங்கள் வியாபாரப் பெயர், வாடிக்கையாளர் பற்றிய தகவல்கள் மற்றும் மொத்தக் கட்டணம் போன்ற முக்கியமான விபரங்களைச் சரி பார்க்கவும். பெறப்பட்ட எந்தவொரு கட்டணங்களுக்கும் எப்போதும் பற்றுச்சீட்டுக்களை வழங்கவும்.
உரையாடல் சந்திப்புக்கள் (Meeting Minutes): நீங்கள் வழக்கமான உரையாடல் சந்திப்புக்களை நடத்தினால் அதன் மூலம் ஆவண முகாமை தொடர்பிலான முக்கிய முக்கிய முடிவுகளை எடுக்க முடியும். அத்துடன் இது அனைவரும் ஒரே பாதையில் செயற்படுவதனை உறுதி செய்யும்.
5. நிதி முகாமை (Finance):
* அடிப்படை இலாபம் மற்றும் நஷ்டம் போன்றவற்றுக்காக அறிக்கைகளை (Reports) பேணுவதோடு, அவை முகாமை செய்யப்படுவதனை உறுதிசெய்யவும். இது நிறுவனமொன்று அதனை மதிப்பீடு செய்யவும், முரண்பாடுகளை தீர்ப்பதற்கும் உதவும்.
- உங்கள் வியாபாரத்திற்காக பிரத்தியேகமான வங்கிக் கணக்கு ஒன்றைத் திறக்கவும். இந்த கணக்கிற்குள் எந்த நிலையிலும் உங்களது தனிப்பட்ட நிதிகளை சேர்க்க வேண்டாம்.
- தொழில்நுட்பத்தை உள்வாங்கவும் (இயலுமானால்):
மென்பொருள்: ஆவண உருவாக்கம் (Document Creation), Spreadsheets, Presentations என்பவற்றுக்காக Office மென்பொருளைப் பயன்படுத்துவது தொடர்பில் சிந்தியுங்கள். இதனால் உங்கள் வியாபாரத்தின் செயல்திறன் மேம்பட முடியும். இதற்காக இலவச அல்லது மலிவான சேவைகள் காணப்படுகின்றன.
மேலதிக உதவிக்குறிப்பு: தொழில்முறைக்கு அதிக முக்கியத்துவம் வழங்குங்கள்!
உங்கள் அலுவலகத்தில் எப்போதும் ஒரு தொழில்முறை நடத்தையை இருப்பதனை உறுதிப்படுத்தவும். (ஊழியர்கள்) சரியான முறையில் ஆடை அணிந்து, பணியிடத்தை சுத்தமாகவும் ஒழுங்காகவும் வைத்திப்பதனை அவதானியுங்கள். அத்துடன் அலுவலகத்தை அமைதியாக வைத்திருப்பதனையும் கவனத்தில் கொள்ளுங்கள்.
நினைவில் வைத்திருங்கள்: அலுவலகங்கள் வெறுமனே கட்டுமானத் தொகுதிகள் என்ற போதிலும், உங்கள் வியாபாரம் (SME) வளரும்போது, பின்னர் உங்கள் குறிப்பிட்ட தேவைகளுக்கு ஏற்றவாறு உங்கள் அலுவலக நடைமுறைகளை மாற்றியமைக்கவும், விரிவுபடுத்தவும் முடியும்.
மேலே குறிப்பிடப்படும் அடிப்படைப் படிகளை செயல்படுத்துவதன் மூலம், நீங்கள் நன்கு செயற்படக் கூடிய, திறன்மிக்க அலுவலக சூழலுக்கான வழியில் இருப்பதனை உறுதிப்படுத்தலாம். அத்துடன் இது உங்களுக்குத் தேவையான விடயங்களில் மாத்திரம் கவனம் செலுத்த உதவுவதோடு, உங்கள் வணிக வளர்ச்சிக்கும் மிக முக்கியமானதாக மாறும்.