ஒரு நாளைக்கு இரண்டு கூட்டங்கள், பதிலளிக்க வேண்டிய மின்னஞ்சல்கள், பணிகளை மேற்கொள்ள தொன் கணக்கில் செயல்திட்டங்கள், இத்தனைக்கும் மத்தியில் இன்றைய நாள் எப்படிக் கழிந்ததே என்றே தெரியவில்லை என்று நீங்கள் ஆச்சரியப்படுகிறீர்கள்! ஒரு நாளைக்கு கூடுதலாக இரண்டு மணி நேரம் தேவை என்று நீங்கள் எப்போதாவது நினைத்திருக்கிறீர்களா?
எங்களிடம் போதுமான நேரம் இல்லை என்று நாங்கள் அடிக்கடி கூறுகிறோம், ஆனால் நமக்குத் தேவையில்லாத விடயங்களில் எவ்வளவு நேரத்தைச் செலவிடுகிறோம் என்பதை நாம் உணர்வதில்லை.
கவனச்சிதறல்கள்
- உங்கள் திட்டங்களைப் பற்றி மற்றவர்களுக்குத் தெரியப்படுத்துங்கள் (பொருத்தமான தருணங்களில், உங்கள் நாட்காட்டியைத் தானாகக் குறைப்பதன் மூலம் இதனைத் தடுப்பது எளிதான வழியாகும்).
- குறுகிய பணிகளுக்கும் மின்னஞ்சல்களுக்குப் பதிலளிப்பதற்கும் ஒவ்வொரு நாளும் ஒரு நேர கட்டத்தைத் திட்டமிடவும் (உங்கள் வேலையைப் பொறுத்து இது ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட கட்டங்களாக இருக்கலாம், ஆனால் இவற்றுக்கு மற்ற நேர இடைவெளிகளைப் பயன்படுத்துவதைத் தவிர்க்கவும்).
- நீங்கள் கவனம் செலுத்த ஒரு குறிப்பிட்ட நிலையான பணி இருக்கும் நேரங்களில் மின்னஞ்சல், உரைகள் மற்றும் சமூக ஊடக அறிவிப்புகளை முடக்கவும் (நவீன இயக்க முறைமைகளில், உங்களிடம் ‘focus mode’ வசதி உள்ளது).
- நீங்கள் வழக்கமான வேகத்தில் மின்னஞ்சலைச் சரிபார்த்து பதிலளிக்க முடியாதபோது தானாகவே பதில்களை அனுப்ப உங்கள் மின்னஞ்சலில் நீங்கள் அலுவலகத்திற்கு வெளியே இருக்கிறீர்கள் என்ற செய்தி வசதியை ஏற்படுத்திக் கொள்ளவும் (காரணத்தைக் கூட நீங்கள் கூறலாம் – நீங்கள் செயலமர்வொன்றில் இருந்தால், மற்றவர்கள் உங்கள் பதில்கள் தாமதமாகும் என்பதை எதிர்பார்க்கலாம்).
- உங்கள் சுற்றுப்புறம் சத்தமாக இருந்தால், ஹெட்ஃபோன்களைப் பயன்படுத்தவும், ஒருவேளை சில இனிமையான மெல்லிசை அல்லது இசை நீங்கள் பணியில் கவனம் செலுத்த உதவுகிறது. பெரும்பாலும், மக்கள் எப்போது தொந்தரவு செய்யக்கூடாது என்பதைக் குறிப்பாக வெளிப்படுத்த ஹெட்ஃபோன்களை அணிவார்கள் – இது நவீன “Do Not Disturb” அடையாளம்.
எல்லாவற்றிற்கும் ஆம் என்று சொல்வது
- உங்கள் நேரத்தையும் முன்னுரிமைகளையும் ஆய்வு செய்யுங்கள் (ஒரு நாட்குறிப்பு, நாட்காட்டி மற்றும் தினசரி/வாராந்த பணிப் பட்டியலின் சரியான பயன்பாடு உதவும்).
- உங்களுக்கு எவ்வளவு ஓய்வு நேரம் உள்ளது என்பதை பகுப்பாய்வு செய்யுங்கள் (உங்கள் பணிகளைப் பற்றிய சரியான புரிதல் இருந்தால், நீங்கள் ‘ஓய்வு நேரம்’ ஐ அடையாளம் காணலாம்).
- உங்களுக்கு நேரமில்லாத போது ஒரு பணியை நீங்கள் செய்ய வேண்டும் என எதிர்பார்க்கப்பட்டால், மிகவும் பணிவாக “முடியாது” என்று கூறி ஏனைய தெரிவுகளை பரிந்துரைக்க தயங்காதீர்கள்.
- உங்கள் எல்லைகளை (உங்கள் திறன் மற்றும் வளங்கள்) வரையறுக்கவும். நீங்கள் எவ்வளவு தூரம் பணிகளை நீட்டிக்க முடியும் என்பதை மக்கள் அறிந்தால், அவர்கள் அதிகப்படியான பணிகளை உங்களிடம் கேட்கமாட்டார்கள்.
- நீங்கள் அனைவரையும் மகிழ்விக்க முடியாது என்பதை அறிந்து கொள்ளுங்கள் (ஆனால் முடிந்தவரை நீங்கள் ஏனையவர்களிடம் பணிகளை பகிர்ந்தளிக்கலாம்). சில பணிகளைத் தவிர்க்க முடியாமல் போகலாம், ஆனால் நீங்கள் வேறு யாரையாவது மேலோட்டப் பணியைச் செய்ய வைக்கலாம். சில முக்கிய பகுதிகளைப் பொறுப்பெடுத்தல் அல்லது வேறு சில பங்களிப்புகள் உங்கள் சுமையைக் குறைத்து மேலும் பலவற்றைச் செய்ய உதவும். பணிக்கான பொறுப்பை நீங்கள் வேறு எவரிடமும் ஒப்படைக்க முடியாது, ஆனால் வேறு யாராவது அதைச் செய்வதன் மூலம் நீங்கள் இன்னும் அதிகமாகச் செய்யலாம். பணியை ஏனையவர்களுடன் பகிர்ந்து கொள்வது என்பது உங்கள் அணி உறுப்பினர்களுக்கு பயிற்சி அளித்து தயார்படுத்துவதற்கான சிறந்த வழியாகும்
தாமதப்படுத்துதல்
- நேரத்தைக் கட்டுப்படுத்தும் இலக்குகளை நீங்களே அமைத்துக் கொள்ளுங்கள் (அந்த கடினமான பணியை முடித்தவுடன் வார இறுதிப் பயணம் போன்ற வெகுமதியை நீங்களே உறுதியளிக்க முடியும்).
- செய்ய வேண்டிய பணிகளின் பட்டியலை வைத்திருங்கள் (நீங்கள் Google Keep, Google Calendar, Microsoft To Do, Evernote போன்ற இலவச இணைய வழி திட்டமிடல்களைப் பயன்படுத்தலாம்).
- காலக்கெடுவைக் கண்காணியுங்கள் (உங்கள் மேசை நாட்காட்டி, நாட்குறிப்பு அல்லது ஏதேனும் மொபைல், இணையம் அல்லது கணினி செயலி உதவும்).
- நீங்கள் அதிக உற்பத்தித்திறனுடன் பணியாற்றும் நேரத்தைக் கண்டறிந்து (பொதுவாகப் பெரும்பாலான மக்கள் சுறுசுறுப்பாக உணரும் நேரமாக காலை பரிந்துரைக்கப்படுகிறது, ஆனால் நீங்கள் நேரத்திற்கே எழும்புபவரா அல்லது இரவு முழுவதும் விழித்திருக்கும் ஒருவரா என்பது உங்களுக்கு மாத்திரமே நன்றாகத் தெரியும்) அதிலிருந்து அதிகமானவற்றைப் பயன்படுத்துங்கள். கூட்டம் அல்லது மாநாட்டு அழைப்பில் இணைவது அல்லது உங்கள் மின்னஞ்சல்களை தரம் பிரிப்பது – போன்ற குறைந்த தேவையுடைய வேலைக்கு உங்கள் குறைவான உற்பத்தித்திறன் கொண்ட நேரத்தை பயன்படுத்தவும்.
இழுத்தடிப்பு கூட்டங்கள்
“கூட்டங்களால் நேரத்தைக் கடத்துவது” என்பது பெரும்பாலும் எந்த உற்பத்தித்திறனையும் விட மிகப் பெரிய அநியாயமாகும். நீங்கள் கட்டாயமாகக் கலந்துகொள்ள வேண்டிய கூட்டங்கள் மட்டுமே உள்ளன என்பதையும், அந்த கூட்டங்கள் திறமையாகவும் பயனுள்ளதாகவும் இருப்பதை நீங்கள் உறுதிசெய்தால், எவ்விதமான சுமையுமின்றி அனைவருக்கும் மந்திரமாகக் கிடைக்கக்கூடிய இலவச நேரத்தைப் பெறுவீர்கள்.
- கூட்டம் உண்மையில் தேவையா என்பதை மக்கள் கண்டறிய உதவுவதற்கு வேடிக்கையான ஆனால் உண்மையான பணிப்பாய்வு விளக்கப்படங்கள் உள்ளன. அப்படிச் சிந்திக்க பணியாளர்களைப் பயிற்றுவிக்கவும். பெரும்பாலான கூட்டங்கள் நடந்திருக்கவே வேண்டியதில்லை.
- ஒவ்வொரு தலைப்பையும் கலந்துரையாட நேரம் ஒதுக்கி, விரிவான நிகழ்ச்சி நிரலை முன்வைக்கவும்.
- கூட்டத்திற்கு முன்னதாக ஒரு நாள் (அல்லது கூடிய விரைவில் ஆனால் மிகவும் விரைவில் அல்ல) நிகழ்ச்சி நிரலைப் பற்றி பங்கேற்பாளர்களுக்கு தெரிவிக்கவும்.
- கூட்டத்திற்கான நிகழ்ச்சி நிரலைப் பின்பற்றவும் (நிகழ்ச்சி நிரலில் இல்லாத தலைப்புகளைக் குறிப்பிட்டு அடுத்த கூட்டத்தில் சேர்க்கவும்).
- தேவையற்றதைக் கண்டறியவும். கலந்துரையாடலின் மூலம் அவற்றை நீக்குங்கள்.
மிக விபரமாக உங்கள் கவனத்தை மேம்படுத்த உதவும் இந்த நுட்பங்களை அடையாளம் காண்பது உங்கள் தொழில் வளர்ச்சியின் முக்கிய அம்சமாகும். உங்கள் நேரத்தை நிர்வகிக்க நீங்கள் பின்பற்றும் வேறு ஏதேனும் உதவிக் குறிப்புகள் உள்ளதா? மற்றவர்களும் தெரிந்துகொள்ளும் வகையில் கீழே கருத்து தெரிவிக்கவும்.