සෑම විශාල හෝ කුඩා ව්‍යාපාරයක් ම සුමටව පවත්වා ගෙන යාම සඳහා කාර්යාලයක් අවශ්‍ය වේ. නමුත් සංවර්ධනය වෙමින් පවතින රටවල නව හෝ කුඩා ව්‍යාපාර (SMEs) සඳහා, එය ආරම්භ කළ යුත්තේ කොතැනින් ද යන්න හඳුනා ගැනීම අසීරු විය හැකිය. නමුත් බිය වීමට හේතුවක් නැත. ඔබේ ව්‍යාපාරය වඩාත් හොඳ මට්ටමේ තත්වයට පත් කළ හැකි මූලික කාර්යාල ක්‍රියා පටිපාටි කිහිපයක් පහතින්.
සන්නිවේදනය ප්‍රධාන වේ
දුරකථනයක්: ව්‍යාපාරය වෙනුවෙන් ම වෙන් වූ ව්‍යාපාරික දුරකථන මාර්ගයක් පැවතීම තුළින් ව්‍යාපාරයට වෘත්තීය ප්‍රතිරූපයක් නිර්මාණය කරනු ඇත. ස්ථිර සහ ඒ වෙනුවෙන් ම වෙන් වූ දුරකථන මාර්ගයක් පවත්වා ගෙන යා නොහැකි නම්, ව්‍යාපාරය සඳහා පමණක් විශේෂ වූ ජංගම දුරකථනයක් හෝ භාවිත කිරීමට කටයුතු කරන්න. ඇමතුම්වලට ක්ෂණිකව මෙන්ම ආචාරශීලීව පිළිතුරු සැපයීම සිදු කළ යුතු අතර ගනුදෙනුකරුවන්ට ආචාර කළ යුතුය.
විද්‍යුත් තැපෑල: ව්‍යාපාරය සඳහා විද්‍යුත් තැපෑල ලිපිනයක් සකස් කර ගන්න. එමෙන්ම සැලකිය යුතු කාල සීමාවක් තුළ දී ලැබෙන විද්‍යුත් තැපෑල වලට ප්‍රතිචාර දැක්වීම ද සිදු කළ යුතුය.
සංවිධානාත්මක වන්න
ලිපි ලේඛන ගොනු කිරීම: ව්‍යාපාරික ලිපි ලේඛන ගබඩා කිරීම සඳහා සුදුසු පද්ධතියක් නිර්මාණය කළ යුතු වේ. භෞතික මෙන්ම ඉලෙක්ට්‍රොනික ලේඛන පැහැදිලිව හඳුනා ගත හැකි පරිදි පැහැදිලිව ලේබල් කළ යුතු වේ. එය ඔබේ කාලය ඉතිරි කරන අතරම විශේෂිත ලේඛනයක් සෙවීමේ දී වඩාත් පහසුවේ. අනවශ්‍ය ලෙස කාලය අපතේ යාමක් සිදු නොවේ.
ඉන්වෙන්ටරි: ඔබ නිෂ්පාදන කළමනාකරණය කරන්නේ නම් එහි ඇති භාණ්ඩ ප්‍රමාණ පිළිබඳ අවධානය යොමු කරන්න. එය භාණ්ඩ නැවත ඇණවුම් කිරීමට මෙන්ම අත්‍යවශ්‍ය භාණ්ඩ අවසන් වීම වළක්වා ගැනීමට ද උපකාරී වේ.
පාරිභෝගික සේවා
සුබ පැතුම් එක් කිරීම: පුද්ගලිකව මෙන්ම දුරකථනය හරහා හෝ තම ගනුදෙනුකරුවන්ට උණුසුම් හා වෘත්තීය වශයෙන් ආචාර කිරීමට කාර්ය මණ්ඩලය පුහුණු කිරීම ඉතාමත් වැදගත් ය.
පැමිණිලි: පාරිභෝගික පැමිණිලි හැසිරවීම සඳහා පැහැදිලි ක්‍රියා පටිපාටියක් ඇති අතර එහි දී අවධානයෙන් සවන් දීම සිදු කළ යුතුය. යම් අපහසුතාවක් ඇති වුවහොත් ඒ සඳහා සමාව ඉල්ලීම සහ ඊට අදාළ විසඳුම් කඩිනමින් ලබා දීමට කටයුතු කළ යුතුය.
ලේඛන ගත කිරීම වැදගත් වේ
ඉන්වොයිස් සහ රිසිට්පත්: අදාළ ඉන්වොයිස් සහ රිසිට්පත් පැහැදිලිව සෑදිය යුතුය. ඔබේ ව්‍යාපාරයේ සේවා හෝ නිෂ්පාදනය සඳහා ස්ථාවර ඉන්වොයිස තිබීම වැදගත් වේ. ඒවායේ ඔබේ ව්‍යාපාරයේ නම, සේවා දායක තොරතුරු මෙන්ම බිඳ වැටීම් ගාස්තු වැනි වැදගත් තොරතුරු ඇතුළත් කරන්න. එලෙස ම ලැබෙන ඕනෑම ගෙවීමක් සඳහා සෑම විටම රිසිට් පතක් නිකුත් කිරීමට කටයුතු කරන්න.
රැස්වීම්: නිතිපතා මිනිත්තු කිහිපයක හෝ රැස්වීම් පැවැත්වීම තුළින් ප්‍රධාන තීරණ සහ ක්‍රියා පටිපාටි පිළිබඳ දැනුම් දිය හැකි අතර නියමිත කාලසීමාවන් තුළ ඒවා ලේඛන ගත කිරීමට මිනිත්තු කිහිපයක් ගත කරන්න. සියලු දෙනාම එකම කාලරාමුවක් තුල කටයුතු කරන බවට සහතික කරගන්න.
මූල්‍ය තත්වය
මූලික ලාභ සහ අලාභ ප්‍රකාශයන් නිවැරදිව පවත්වා ගෙන යාමට බවට සෑම විටම වග බලා ගත යුතුය. මෙය සමාගම විසින් ම විගණනය කරන අතර එහි දී ඕනෑම ආකාරයක විෂමතා ඉවත් කර දමනු ඇත. ව්‍යාපාරය සඳහා ම විශේෂිත බැංකු ගිණුමක් ද විවෘත කරන්න. එහි ඕනෑම අදියරක දී පුද්ගලික අරමුදල් ද එක් කරන්න.
තාක්ෂණය වැළඳ ගන්න (හැකි නම්)
මෘදුකාංග: වෘත්තීය ලේඛන නිර්මාණය, පැතුරුම්පත් (Spreadsheets) සහ ඉදිරිපත් කිරීම් (Presentation) වැනි කාර්යයන් සඳහා මෘදුකාංග භාවිතා කිරීම පිළිබඳව සලකා බලන්න. එමගින් ව්‍යාපාරයේ කාර්යක්ෂමතාව සහ වෘත්තීය භාවය වැඩි දියුණු කළ හැකි වේ. එමෙන්ම ඒ සඳහා මුදල් වැය නොවන සහ දැරිය හැකි මට්ටමේ විකල්ප පවා ඇත.
ප්‍රසාද දීමනා: වෘත්තීය බව වැඩි දියුණු කර ගන්න.
ඔබේ කාර්යාලයේ සෑම විටම වෘත්තීය හැසිරීමක් පවත්වා ගැනීමට කටයුතු කරන්න. එහි දී සුදුසු පරිදි ඇඳුම් ඇඳීම, කාර්යාලය පිරිසිදුව මෙන්ම සංවිධානාත්මක ව තබා ගැනීම පිළිබඳ හා ශබ්ද මට්ටම් පිළිබඳව ද සැලකිලිමත් වන්න
මතකයේ තබා ගන්න: මෙය ඔබේ ව්‍යාපාරය සඳහා මූලික අඩිතාලමක් පමණි. ඔබේ කුඩා හෝ මධ්‍ය පරිමාණ ව්‍යාපාර වර්ධනය වන විට ඔබට ඔබේ නිශ්චිත අවශ්‍යතාවලට අනුකූලව ඔබේ කාර්යාල ක්‍රියා පටිපාටි පිරිපහදු කර පුළුල් කළ හැකි වනු ඇත. මෙම මූලික පියවර ක්‍රියාවට නැංවීමෙන් ඔබේ ව්‍යාපාරය හොඳින් ක්‍රියාත්මක වනු ඇති අතර ඉතා හොඳ කාර්යක්ෂම කාර්යාල පරිසරයක් ඔබට උරුම කර දෙනු ඇත. එමගින් ඔබේ ව්‍යාපාරය වර්ධනය කිරීමට ඔබට වඩාත් ම වැදගත් කරුණු කෙරෙහි අවධානය යොමු කිරීමට ඉඩ සලසනු ඇති.