සේවකයින්ගේ මෙන් ම ආයතනයේ ද කාර්යසාධනය ඇගයීම (Performance Evaluation), සෑම ආයතනයකම කළමනාකාරීත්වයේ අනිවාර්ය වගකීමකි. මෙමඟින් සමාගමට මෙන්ම එහි සේවකයින්ටද, සිය අඩුපාඩු හා වැඩිදියුණු කළ යුතු ක්ෂේත්‍රයන් අවබෝධ කර ගනිමින් වඩාත් හොඳින් සේවය කිරීම සඳහා ඉඩකඩ ලැබේ. මීට අමතරව, ආයතනයේ දිශානතිය හා අනාගතය වෙනුවෙන් ගත යුතු තීරණ හඳුනා ගැනීමට කළමනාකාරීත්වයට ඇති හොඳම අවස්ථාව ද මෙයයි.
කාර්යසාධන ඇගයීම සිදු කරන විට, ඔබේ සේවකයින් කෙබඳු අයද යන්න සහ ඔවුන්ගේ චින්තන රටාවන් පිළිබඳ අවබෝධයකින් යුතුව එය සිදුකිරීම අත්‍යවශ්‍ය වන්නේ කාර්යසාධන ඇගයීම මඟින් ඔබේ සේවකයින් කිසිම ආකාරයකින් අධෛර්යමත් නොවිය යුතු නිසාවෙනි. ඔබ ඔවුන් හට 100% ක්ම ධනාත්මක ප්‍රතිපෝෂණ ලබා දිය යුතු බව මින් අදහස් නොවේ. ඉන් ගම්‍ය වන්නේ, ඇගයීමේ ප්‍රතිඵලය කුමක් වුවත් කාර්යසාධනය ඇගයීම කළ යුත්තේ සමාගමේ මෙන්ම ඔබේ සේවකයින්ගේද උන්නතිය සඳහා බවයි. පහත දක්වා ඇති යහපත් පිළිවෙත් (Best Practices) අනුගමනය කිරීමෙන් ඔබේ සේවකයින් අධෛර්යමත් වීමට ඇති ඉඩකඩ වළකාලිය හැකියි.
ස්ථාවර ක්‍රියාපටිපාටියක් අනුගමනය කිරීම හා වාර්තා තබා ගැනීම.
ඔබගේ ප‍්‍රතිපත්තීන් හා ක‍්‍රියාපටිපාටි පිළිබඳ ලිඛිත වාර්තා පවත්වා ගැනීම මෙන්ම, කාර්ය සාධන ඇගයීම්වලදී ලිඛිත වාර්තා පවත්වා ගැනීමද ඉතා වැදගත් කරුණකි. සේවකයා විසින් කාර්ය සාධන ඇගයීමේදී දැන ගත යුතු දේ පිළිබඳව ඔවුන්ව දැනුවත් කිරීම සහ කාර්ය සාධනය මනිනු ලබන කාල සටහන පිළිබඳව ඔවුන්ව දැනුවත් කර තිබීම, සේවකයාට තමන්ගේ කාර්ය සාධනය මනිනු ලබන ආකාරය පිළිබඳ වඩා පැහැදිලි අවබෝධයක් ලබා ගැනීමට උපකාරී වනු ඇත. ‘හොඳ කාර්යසාධනයක් යනු කවරේද’, යන්න පිළිබඳව කළමනාකරුවන්ට හා සේවකයින්ට පොදු අවබෝධයක් තිබිය යුතුය. එමෙන්ම, සේවකයාගේ භූමිකාව හා ආයතනය මඟින් සේවකයින්ගේ දායකත්වය වටහා ගනු ලබන ආකාරය පිළිබඳව සේවකයින්ට පැහැදිලි අවබෝධයක් ලබා දීම, ඉතා වැදගත් කරුණකි. ඔබට හැකියාවක් තිබේ නම් හා ඔබේ ඇගයීමේ ක්රියාවලියේ (evaluation process) අංගයක් ලෙස ඔබ කාර්ය සාධන දර්ශක (KPI – Key Performance Indicators) භාවිත කරන්නේ නම්, කාර්ය සාධන ඇගයීම් අධියර එකක් හෝ කිහිපයක් ආවරණය කරනු වස් මෘදුකාංග මෙවලමක් (Software tool) භාවිතා කිරීම වඩාත් සුදුසුය. කෙසේ වෙතත්, මේ සඳහා පැතුරුම්පතක් (Spreadsheet) මත පදනම් වූ ලකුණුපතක්ද (Score card) භාවිත කළ හැකියි.
සෑම විටම ලැබෙන දත්ත මත තීරණ ගැනීම
සාමාන්‍යයෙන් සේවකයින් හා එදිනෙදා කටයුතු කරන්නේ කළමනාකරුවන් හෝ ඉහල නිළධාරීන් පමණක් නොවන නිසා, සැමවිටම ‘අංශක 360’ ප්‍රතිපෝෂණයක් (360 degree feedback) ලබාගැනීමට උත්සාහ කරන්න. ඇත්ත වශයෙන්ම, බොහෝ සේවකයින්ගේ එදිනෙදා වැඩ කටයුතු නිරීක්ෂණය වන්නේ කළමනාකරුවන්ට වඩා ඔවුන්ගේ සම මට්ටමේ වෙනත් සේවකයින්ට හා ඔවුන් යටතේ සිටින්නන්ට වේ.
සේවකයෙකුගේ කාර්යසාධනය (Performance) පිළිබඳ වඩාත් පරිපූර්ණ අවබෝධයක් ලබාගැනීම සඳහා කාර්යසාධන සමාලෝචන ක්රියාවලියේ (Performance Review Process) කොටසක් ලෙස ඔවුන්ගේ ප්‍රතිපෝෂණද (feedback) ලබා ගන්න. කෙසේ වෙතත්, බොහෝසෙයින් තාක්ෂණික හෝ සංකීර්ණ ප්රශ්න නොඇසීමට වග බලා ගන්න. එයට හේතු වන්නේ, ඔවුන් ඔබ යටතේ සේවය කරන්නන් වීමයි. ඔබ ඔවුන්ගෙන් ප්රශ්න කරන විටදී, ඔබ ඔවුන්ගේ හැකියාවන් පිළිබඳ අවිශ්වාස කරන බවක් ඔවුන්ට දැනීමට ඉඩ නොහැරිය යුතුයි.
සූදානම අවදානමෙන් ඔබව මුදවයි
ඔබ වැදගත් රැස්වීමකට යාමේදී පූර්ව සූදානමකින් තොරව එයට සහභාගී වීම නොකළ යුතුය. මක්නිසාදයත්, ඔබගේ සේවකයින් ඔබව අනුගමනය කිරීමයි. එබැවින්, ඔබ ඔබේ සේවකයින්ට ආදර්ශයක් වීම අනිවාර්‍යය දෙයකි. සේවකයා හටත් කාර්යසාධන ඇගයීම් හමුව (performance conversation) සඳහා සූදානම් වීමට කාලයක් ලබා දී, වඩාත් ඵලදායී කාර්යසාධන සංවාදයක් සඳහා පසුබිම සකසා දීම කළ යුතුය. ඔබ කතා කිරීමට සූදානම් වන්නේ මොනවාදැයි යන්න අවබෝධයෙන් සිටීම වැදගත් වේ. ඇගයීම් රැස්වීම (evaluation meeting) සඳහා ආකෘතියක් සහ සාකච්ඡාව සඳහා ප්‍රධාන කරුණු කිහිපයක් සුදානම් කරගන්න. කාර්යය සාධන දර්ශකවල (KPIs)සාර්ථකත්වය ළඟා කර ගැනීම මත පමණක්ම පුද්ගලයෙකු විනිශ්චය කිරීම අසාධාරණ විය හැකි බැවින්, ඔබට (හෝ කාර්යසාධන ඇගයීම සිදුකරන තැනැත්තාට) අදාළ සේවකයාගේ වැඩ කිරීමේ වාතාවරණය සහ නියමිත විෂය පථය පිළිබඳ අවබෝධයක් තිබීම, ඔබේ සේවකයාගේ මෙන් ම සංවිධානයේ යහපතට ද හේතුවනු ඇත.
හොඳ සවන්දෙන්නෙකු හා අභිපේ‍්‍රරකයෙකු (motivator) වන්න
ඔබ කෙරේ විශ්වාසය ගොඩනඟා ගන්න! එය ඉතා සරල දෙයකි. ඔබේ සේවකයින්, ඔබ සමඟ විවෘතව කතා කරමින්, තමන්ගේ අදහස් ඔබ හා බෙදාගැනීමට (කාර්යසාධන ඇගයීමක් මඟින් ‘සත්‍ය වශයෙන්ම’ බලාපොරොත්තු වන්නේද මෙයයි) නම්, ඔබ හොඳ සවන්දෙන්නෙකු වන බවටත්, ඔබ විසින් ඔවුන්ව තේරුම්ගනු ඇති බවටත්, ඔවුන් තුළ විශ්වාසයක් ඇති විය යුතුය. මෙවන් විශ්වාසයක් ගොඩ නැංවීම තුළ සේවකයින්ගේ ක්‍රියාකාරීත්වයේ ගාමන සාධක (driving factors) සොයා ගැනීමට හා ඒවායින් ප්‍රයෝජන ගැනීමට ඔබට හැකියාව ලැබෙනු ඇත. ඔබට අනිවාර්යෙන්ම ඔවුන්ගේ ධනාත්මක ශක්තිය (Positive Energy) අවශ්‍යය වේ.
අවසන් වශයෙන් කිව යුත්තේ, කාර්ය සාධන ඇගයීමේ සිටින සෑම කෙනෙකුම “සහකම්පනය” (Empathy) පුහුණු කළ යුතු අතර අනෙකාගේ දෘෂ්ටිකෝණයෙන් බැලිය යුතු බවයි. ඔවුන්ගේ ගැටලු ඔවුන්ගේ දෘෂ්ටිකෝණයෙන් ම දැකීමට උත්සහ කරන්න. එමෙන්ම, ඔවුන්ට ඔබ දකින ආකාරය තේරුම් ගැනීමටද උපකාරී වන්න. කාර්යයසාධන ඇගයීමක් හෝ තක්සේරුකරණයක් යනු සේවකයින්ට තමන් සිදුකරන වැඩ කටයුතු දෙස ඔබගේ දෘෂ්ටිකෝණයෙන් හෝ ආයතනයේ දෘෂ්ටිකෝණයෙන් දකින්නට ඉඩ සලසන්නා වූ බුද්ධිමය සංවාදයක් සඳහා හොඳ අවස්ථාවකි. සේවකයින්ගේ කාර්ය සාධන දර්ශකවල පසුබැස්මක් ඔබට දකින්නට ලැබෙනවා නම්, ඒ පසුබැසීම්වලට හේතු වන කරුණු ගැන සොයා බලන්න. එයට හේතුව සේවකයින් සිය කාර්යයසාධන දර්ශක වල ආයතනික වැදගත්කම පිළිබඳ අනවබෝධයකින් පසුවීම නම්, ඔවුන්ට සුහද ලෙසින් නමුත් අවධාරණයෙන් යුක්තව (ඔබ පවසන දේ හි නිවැරදි හා වැදගත් බව සේවකයාට ඒත්තු ගැන්වීම සඳහා ගෙනහැර පෑ හැකි කරුණු කාරණා ඇත්නම්, ඒවාත් සමඟින්), එම කාර්ය සාධන දර්ශකවල අපේක්ෂිත අරමුණු පිළිබඳ පැහැදිලි කර දෙන්න.
ඔබ ඉහත සඳහන් කරුණු සැලකිල්ලට ගෙන තිබේ නම්, ඵලදායී, සාධනීය කාර්යසාධන ඇගයීමක් සිදුකිරීමට ඔබ දැන් සූදානම් ය.